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Geschäftsbrief mit LibreOffice – mit und ohne vorbedrucktem Papier

Last updated on 12. Juli 2019

Wer mit einem vorbedruckten Geschäftspapier arbeitet, hat das Problem, dass er manchmal doch den ganzen Inhalt braucht, um z. B. ein PDF zu erstellen, das man per Email verschickt. Es braucht also eine einfache Umschaltmöglichkeit zwischen „alles drucken“ und nur das drucken, was nicht auf dem vorbedruckten Papier ist.

Echte Desktop-Publishing-Programme wie Scribus oder QuarkXPress (die Cloud um Adobe InDesign sollte man eher vermeiden) haben damit keinerlei Problem, da man die Druckdatei des Geschäftspapiers einfach als PDF auf einer Ebene hinterlegt und diese Ebene dann, je nach Bedarf, ein und ausblendet. Über das Adress- und das Inhaltsfeld legt man dann einfach eine weitere Ebene mit den entsprechenden Bereichsfeldern in die man die Inhalte für den einzelnen Brief eingibt.

Nun sind Desktop-Publishing-Programme nicht wirklich geeignet, für den täglichen einfachen Schreibbedarf. Die Rechtschreibprüfung ist in der Regel nicht wirklich gut und das Ganze ist vom Arbeitsablauf auf die Gestaltung von Drucksachen ausgelegt. Wer Adobe verwendet macht sich zudem abhängig von unsäglichen Abo-Verträgen und kann davon ausgehen, dass Daten in größerem Umfang von Adobe – Cloud sei Dank – ausgewertet und gegebenenfalls verkauft werden. Wer den Schritt weg von Microsoft Office und vielleicht sogar schon von Windows 10 geschafft hat, für den gibt es das OpenSource-Programm LibreOffice, das im Grunde alles kann, was auch Office kann. Ein kleiner Schritt für einen Menschen, ein großer Schritt für die Datensicherheit in Europa. Zudem ist das Programm kostenlos, wobei hier und da eine kleine Spende den ganzen Apparat am Leben hält! LibreOffice gibt es für Linux, Mac und Windows.

LibreOffice Textprogramm

LibreOffice kommt als Paket und nicht als getrennte Programme wie bei Microsoft Office. Es gibt ein Textprogramm, Kalkulation, Präsentation, Zeichnen, Datenbankanwendung und ein Programm für Formeln. Ich nehme immer die englische Fassung, da man dann gleich die richtigen Begriffe und Namen hat, wenn man in englischsprachigen Foren nach Anleitungen sucht. Allerdings hat LibreOffice auch eine ausgezeichnete Hilfeinfrastruktur in deutscher Sprache.

https://de.libreoffice.org/get-help/documentation/

Man beginnt mit einem „Writer Document“ und setzt einen Rahmen über Insert -> Frame -> Frame
Diesem Rahmen gibt man die Größe eines DIN-A4-Blattes und die Abstände „From left“ und „From top“ mit 0 cm. Als „Anchor“ wählt man „To page“.
Der Anker ist wichtig, da er definiert, was zu was gehört, also nicht nur Anker ist sondern auch Zuweisung oder Inhaltsbox. Dieser Rahmen kann dann wieder andere Rahmen oder Textboxen aufnehmen, die jeweils den Anker „To frame“ haben. Der erste Rahmen bildet das, was dann später auf dem vorbedruckten Briefpapier ist und was dann beim Druck auf Geschäftspapier ausgeblendet wird. Damit werden dann auch alle Inhalte in diesem Rahmen ausgeblendet bzw. nicht gedruckt.

Insert -> Frame als Grundrahmen

Unterschied Frame und Text Box

Ein „Frame“ ist wie ein kleines Unterdokument, das wieder Text Boxen oder Bilder beinhalten kann. Eine „Text Box“ ist eine „Text Box“ und mehr nicht. Sie kann keine Bilder oder sonstiges Material enthalten.

Warum nicht ein Druck-PDF in den „Frame“ laden?

LibreOffice wandelt PDFs in Bilder um. Bei mir zudem noch in der falschen Größe. Mein DIN-A4-PDF musste (LibreOffice 6.1 Mac) auf 138% vergrößert werden, damit es wieder die Größe von DIN-A4 hatte. Zudem ist die Bildqualität eines normalen Bildes nicht wirklich optimal zum drucken von Schriften. Also scheidet dieser einfach Weg leider aus. Man muss das Druck-PDF, mit dem man das Geschäftspapier gedruckt hat, leider in LibreOffice nochmals nachbauen.

„Properties“ und Fixierung dazu „Print“ oder kein „Print“

Ein Rechtsklick auf das Ankersymbol am linken oberen Rand des Rahmens öffnet das Einstellungsfeld unter „Properties“. Darin kann man zum einen den Rahmen und den Inhalt fixieren und schützen und zum anderen anklicken, ob der Rahmen samt Inhalt gedruckt werden soll oder nicht.

Der kleine Anker in der Ecke mit dem blauen Punkt öffnet das Kontextmenü über einen Rechtsklick.
Hier fixiert man alles über „Protect“ und entscheidet über „Print“ oder kein „Print“.

Die „Protectfunktion“ kann man erst am Ende einstellen, wenn alles steht und alle Bilder und „Text Boxes“ platziert sind, ansonsten verweigert das Programm die Bearbeitung. Hat man „Protect“ eingeschaltet, dann wird im Kontextmenü von „Text Boxes“ „Position and Size“ nicht angezeigt.

Text Boxes platzieren und Größe einstellen

Um „Text Boxes“ richtig nach DIN zu platzieren benutzt man, nach dem ersten groben Verschieben mit der Maus, am besten wieder das Kontextmenü. Rechtsklick auf die „Text Box“ und dan über „Position and Size“ alles einstellen. Danach Protect „Position“ markieren. Wichtig ist hier, dass die „Text Box“ jetzt den „Anchor“ „To frame“ hat, damit sie im Grundrahmen hängt und mit diesem aus- und angeschaltet werden kann. „Text Boxes“ für den Inhaltstext des Briefes bekommen den „Anchor“ „To Page“.

Über das Kontextmenü (Rechtsklick) werden die Text Boxes richtig platziert und die Größe eingestellt. Mit „Protect“ „Position“ das Ganze dann geschützt.

Bilder

Bilder sind „Image Boxes“ und werden über „Insert Image“ eingefügt. Sie haben ein anderes Kontextmenü wie „Text Boxes“. Es ist gestaltet wie bei den Rahmen. Unter „Options“ findet man die „Protect-Funktion“. Auch hier wieder darauf achten, dass das Logo, das ja sicherlich auf dem vorbedruckten Briefpapier schon vorhanden ist, den „Anchor“ „To frame“ bekommt, damit es innerhalb des Rahmens liegt.

Seitenzahlen

Seitenzahlen müssen in „Frames“ gepackt werden, damit die Funktion Menü „Insert -> Page Number“ funktioniert. Bei einfachen „Text Boxes“ ist „Insert -> Page Number“ ausgegraut.

Graphische Elemente

Graphische Elemente funktionieren wie „Text Boxes“, hier auch nicht vergessen unter „Position and Size“ die Funktion „Anchor“ „To frame“ einzuaschalten, da diese ja sicherlich schon auf dem bedruckten Geschäftspapier vorhanden sind.

Am Ende –Frame schützen die Anderen nicht

Am Ende schützt man nur den Hauptframe und die anderen „Text Boxes“ für die Adresse, das Betreff, das Datum und den Haupttext nicht.

Templates damit es nachher einfach geht

Damit man schnell wechseln kann speichert man unter „File -> Templates -> Save as Template“ einmal die Variante bei der der Hauptframe die Einstellung „Print“ hat und gedruckt wird und einmal bei der der Hauptframe nicht gedruckt wird. Aussagekräftige Namen helfen, damit man später weiß, was was ist.

Autor: Thomas Hezel

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